Tiskane izdaje
Zgolj uporaba informacijskega sistema in poslovnih aplikacij v današnji poslovni praksi še ne prinaša ideala, ki se imenuje brezpapirno poslovanje. Za urejeno elektronsko poslovanje je sodoben dokumentni sistem pravzaprav nuja.
Nekoč smo vlagali dokumente, nato shranjevali elektronske dokumente, zdaj pa je upravljanje dokumentov napredovalo v upravljanje vsebin, ki gre še precej dlje od enostavnega zajemanja dokumentov v elektronsko obliko, ki jo je moč urejati. Upravljanje vsebin je sožitje pretoka informacij, nastalih z različnimi tehnologijami, in rezultat različnih poslovnih procesov, z njihovim obvladovanjem pa dosežemo konkurenčno prednost. Preteklih omejitev ni več, sodobna informacijska infrastruktura je znatno bolj prilagodljiva in cenejša, upravljanje vsebin pa se lažje razvija skladno z rastjo in širitvijo poslovanja.
Mini revolucija v dokumentarnih sistemih
V zadnjih letih so dokumentni sistemi doživeli pravcato mini revolucijo. Od klasičnih rešitev za hrambo in povezovanje dokumentov, sicer oboroženih s številnimi funkcionalnostmi, ki so jih v praksi uporabljali le redki zaposleni, je prišlo do velikega napredka predvsem pri prijaznosti do uporabnika in integraciji v sodobna poslovna okolja. Grob, a učinkovit grdi raček je tako v večini primerov postal prijazen labod.
Veseli predvsem dejstvo, da so tem trendom sledili tudi številni domači razvijalci dokumentnih sistemov in rešitev. Pregledni in intuitivni uporabniški grafični vmesniki so poskrbeli, da se je priljubljenost dokumentnih sistemov med zaposlenimi močno povečala, saj zdaj lažje poiščejo in uredijo dokumente, sodelujejo pri skupinskem delu in drugih dejavnostih. S tem ko uporabnik iz elektronske pošte, s katero je obveščen v določenem koraku nastajanja oziroma potrjevanja dokumenta, z enim klikom pride do dokumenta ali akcije, ki jo mora izvesti, postane njegovo delo učinkovitejše.
Malo implementacij,
V vzhodni Evropi dokumentne in sorodne sisteme uporabljata le dva odstotka podjetij, vendar je letna rast uporabe dokaj visoka, približno 25-odstotna, medtem ko v zahodni Evropi omenjene sisteme uporablja skoraj 30 odstotkov podjetij, pri čemer je rast novih uvedb izjemno majhna.
Analitična podjetja rešitve za upravljanje vsebin v podjetjih uvrščajo med bolj perspektivne. Menijo, da se bo v prihodnjih letih njihova prodaja povečevala hitreje kot prodaja poslovne programske opreme.
Če rešitev deluje,
»Z uvedbo pravega dokumentnega sistema v poslovno okolje se poveča storilnost in vzpostavi preglednost, ki podjetju omogoča nenehne izboljšave procesov, namesto iskanja, čakanja, usklajevanja in popravljanja napak,« ugotavlja Uroš Pudgar, vodja skupine Urejeno.DOK v slovenjgraškem podjetju Kopa.
Področje upravljanja vsebin ima v praksi predvsem dva pristopa. Prvi obsega strateški vidik poslovanja, kjer upravljanje vsebin podjetjem pomaga prevzeti nadzor nad vsebinami. Enostavnejša izmenjava dokumentov in informacij med zaposlenimi ter poslovnimi partnerji namreč spodbuja tudi medsebojno sodelovanje in posledično povečuje učinkovitost dela.
Informatiki sicer dokumentne sisteme in rešitve s področja upravljanja vsebin (ECM) vidijo predvsem kot nabor programskih orodij, ki zaposlenim doda vrsto novih možnosti. Napredne funkcije in operacije (večina je že prednastavljenih ali vsaj prilagojenih poslovnim procesom podjetja) zaposlenim omogočajo hitrejšo pripravo boljših izdelkov.
Čedalje boljša podpora skupinskemu delu
Največ obremenitev zaposlenih v sodobnih pisarniških okoljih izvira iz opravil, povezanih z iskanjem pravih različic dokumentov na diskih, v elektronski pošti ali arhivih, usklajevanjem podatkov med udeleženci in med njihovimi različicami ter dolgotrajnim čakanjem na sodelavce, ki z dokumentom izvajajo določeno aktivnost (ga odobrijo, potrdijo, popravijo, zavrnejo, posredujejo …).
Za učinkovito skupinsko delo je torej potrebna funkcionalnost, ki več zaposlenim omogoča delo na istem dokumentu. Pri tem imajo sistemi zelo dobro razdelane pravice dostopa (urejanje, le vpogled ...) ter avtorizacije s strani zaposlenih, ustrezno pa je poskrbljeno tudi za verzioniranje oziroma sledljivost zgodovine različic dokumenta. Zadnja generacija dokumentnih sistemov pa sodelovanje zaposlenih dviga še višjo raven, saj jim omogoča komunikacijo, ki spominja na tisto iz družabnih omrežij (klepet v živo).
Dokumentni sistem,
Tako si lahko podjetja sestavijo povsem enostavno ali pa zelo obširno in kompleksno rešitev, glede na naravo svojega poslovanja doma in v tujini. Podjetjem, ki iščejo predvsem rešitve s hitro implementacijo, nudijo več predpripravljenih rešitev, optimiziranih za določena področja dela (likvidacijo računov, obvladovanje proizvodne ali prodajne dokumentacije, naročila, projektno delo, odnosi s strankami ...).
Zelo pomembna je tudi enostavnost in učinkovitost orodij, s katerimi podjetja oblikujejo tok dokumentov in procesov. Kopa dokumentni rešitvi dodaja še tako imenovani delotok odgovornosti, ki je del sistema za skupinsko pripravo in vodenje dokumentov. Direktor v tem primeru lahko brez skrbi podpiše dokument, saj ve, da so vsi vključeni podrejeni svoje naloge ustrezno opravili. Z obvladovanjem delovnega toka odgovornosti in zaupnosti dokumentov podjetje bistveno lažje implementira tudi različne varnostne politike in pridobi standarde varnega in učinkovitega poslovanja.
