Načrtovanje prodaje: fantastika ali nujno zlo?

Večina trgovskih, distribucijskih in tudi veliko proizvodnih podjetij mora načrtovati prodajo, da zagotovi, da kupec dobi izdelek v trenutku, ko ga potrebuje. Po drugi strani veliko zaposlenih v teh podjetjih meni, da je napovedovanje prodaje nekoristno, saj prihodnosti ni mogoče napovedati in navadno vedno obstaja velik razkorak med napovedanimi in dejansko prodanimi količinami.

Kako torej pristopiti k tej pomembni poslovni funkciji in ali je res mogoče napovedovati prodajo? Pogovarjali smo se z Mitjo Štiglicem, arhitektom poslovnih rešitev v S & T Slovenija.

Zaloge blaga za prodajo po eni strani vežejo obratna sredstva, po drugi strani pa so nujne, če želi podjetje pravočasno izpolnjevati prodajna naročila. Zakaj je iskanje optimalne višine zalog blaga tudi logističen problem?

Logistika se ukvarja z upravljanjem toka blaga in materialov znotraj podjetij in med podjetji. Zaloge imajo vlogo blažilcev, ki skrbijo za to, da je ta tok neprekinjen. Podjetja imajo na voljo različne politike upravljanja zalog, ki so tesno povezane z nabavno in prodajno politiko ter vrsto proizvodnje. Največja napaka pri upravljanju zaloge je, da je obravnavana samo točkovno, to je, da se nam zdi pomembno samo, kako se porablja in kako jo lahko ponovno nadomestimo. Zalogo je treba obravnavati kot pomemben del celega sistema preskrbe – takrat postane tudi logistični problem. Če se osredotočimo samo na zaloge blaga za prodajo, je torej treba najprej ugotoviti, da so te zaloge tam zaradi naših strank. Če res želimo dobro načrtovati zalogo blaga za prodajo, moramo načrtovati tudi prodajo.

Na kaj mislite z načrtovanjem prodaje?

Načrtovanje prodaje se ukvarja z določanjem ocene, koliko enot nekega artikla bomo prodali v določenem dnevu, tednu ali mesecu v prihodnosti. Najpogosteje gre za mesečni ciklični proces, v katerem sodelujejo centralni načrtovalec prodaje in prodajni specialisti za določene prodajne programe ali trge. Sam načrt navadno odobri vodja prodaje, posreduje pa se ga tudi na druge oddelke, kjer se preveri in potrdi njegovo izvedljivost z nabavnega ali proizvodnega zornega kota. Pomembna je tudi skladnost načrta prodaje s finančnim cilji podjetja.

Načrt prodaje je torej del večjega števila oddelkov?

Da, gre za neko vodilo podjetju o prodaji v prihodnjem obdobju. Temu vodilu morata slediti proizvodnja in tudi nabava. Načrt prodaje je jasno tudi podlaga za upravljanje zalog.

Kakšne načine ima podjetje na voljo, da načrtuje prodajo? Kakšno vlogo ima pri tem informacijska tehnologija?

Načrt prodaje navadno temelji na statistični napovedi prodaje, ki se jo na različne načine dopolni z najnovejšimi prodajnimi informacijami. Statistične napovedi prodaje so generirane na podlagi zgodovine prodaje posameznega artikla. Moderni sistemi so sposobni na podlagi gibanja prodaje nekega artikla izbrati primerno metodo napovedovanja. Uporabnika tudi avtomatsko opozorijo, ali je zgodovina za določene artikle nepopolna oziroma prodaja preveč neredna, da bi bila statistična napoved kolikor toliko pravilna. Načrtovalec prodaje pregleda rezultate. Sistem ga vodi oziroma mu pomaga pri odkrivanju anomalij. Potem načrt posreduje prodajnim specialistom za določene skupine artiklov in trge oziroma prodajne kanale. Naloga prodajnih specialistov je pregled napovedi, ki jo predlaga načrtovalec prodaje in dopolnitev te napovedi z informacijami, ki jih imajo.

Kako pa se ta načrt uporabi oziroma čemu je namenjen?

Večina poslovnih informacijskih sistemov pozna dva osnovna načina načrtovanja materialnih potreb. Eden temelji na fiksnih naročilih – tipičen je na primer za avtomobilsko industrijo. Drugi način temelji na napovedih in prevladuje v proizvodnji, distribuciji in trgovini z izdelki za široko potrošnjo. Načrt prodaje se v ERP vnese oziroma preslika v napoved in se uporabi kot podlaga za generiranje proizvodnih in nabavnih nalogov. Drugi rezultat načrtovanja prodaje, ki je tudi zelo pomemben, je ocena napake napovedi – ta nam pove, koliko je ocena prihodnje prodaje zanesljiva. Tipična povprečna napaka napovedi je, recimo, 20 do 30 odstotkov. Vnaprej torej vemo, da bo prodaja v določenem tednu lahko tudi do 30 odstotkov večja, kot smo napovedali. Na podlagi informacije o napaki je določena varnostna zaloga za neki artikel. Bolj ko je izdelek predvidljiv, nižjo varnostno zalogo lahko držimo in obratno. Sistem nam pomaga pri določitvi te zaloge s tem, da nam za vsak artikel predlaga referenčno vrednost.

Kadar podjetja ne namenjajo prav veliko energije temu, da sproti analizirajo višino zalog blaga, praviloma ravnajo tako, da imajo raje nekoliko višje zaloge, kot da tvegajo pomanjkanje blaga. Kakšni prihranki so mogoči z optimizacijo?

Podjetja, ki so osvojila načrtovanje prodaje in uvedla informacijsko rešitev za te namene, poročajo o zmanjšanju zalog končnih izdelkov med deset in trideset odstotki ter povečanju razpoložljivosti izdelkov med pet in deset odstotkov. Potencial za optimizacijo zalog končnih izdelkov je mogoče oceniti s pregledom grafa gibanje zaloge skozi leto. Če je zaloga primerna, bo v tem grafu mogoče opaziti razločen žagast vzorec – seveda ne čisto pravilen. Razvidno bi tudi moralo biti, da se je zaloga vsaj nekajkrat zelo približala ničli ali celo padla na nič. To je pokazatelj, da se varnostna zaloga pravilno porablja. Če zaloga nikoli ne pade pod neko mejno vrednost, potem je ta mejna vrednost potencial za izboljšanje.

Pri katerih tipih blaga (in pri kakšnem obsegu poslovanja) je investicija v sistem, ki omogoča optimalnejše načrtovanje, prej upravičena?

Uporaba takih sistemov je najnujnejša v trgovini in distribuciji. Glavni dejavnik kompleksnosti v teh dejavnostih je količina artiklov, ki jih je treba obvladovati. Večji trgovci obvladujejo tudi 50.000 in več artiklov. Veliko distributerjev upravlja od 5000 do 10.000 artiklov. V logistiki avtomobilskih rezervnih delov se upravlja tudi 100.000 artiklov. Jasno je, da je za upravljanje takšnega števila artiklov treba imeti dober sistem, ki omogoča čim višjo stopnjo avtomatizacije. Drug tip uporabnikov so vsi proizvajalci izdelkov široke potrošnje. Vsi ti proizvajalci nabavo, proizvodnjo polizdelkov ali celo proizvodnjo končnih izdelkov izvajajo na podlagi predvidevanj o prodaji. Če je podjetje pri predvidevanju učinkovito, lahko bolje izkoristi svoje proizvodne in skladiščne kapacitete in tudi kapacitete svojih dobaviteljev. To omogoča večjo realizirano prodajo in zmanjšanje presežnih zalog pri nekaterih artiklih.