Prehod v računalniški oblak ni vedno preprost

Čeprav ima njegova uporaba veliko prednosti, pot v računalniški oblak ni brez pasti. Ne glede na to, ali že poslujete v njem, se selite vanj ali pa o njem le teoretično razmišljate, je treba presoditi o poslovnem motivu njegove rabe, o načrtu prehoda, o strategiji selitve in bivanja v njem.

Katalizator želenih sprememb

V zadnjih letih so oddelki IT spet v ospredju. Njihove naloge so iskanje novih tehnologij, učinkovita podpora poslovnim procesom, pomoč pri povečevanju produktivnosti dela, omogočanje rasti poslovanja in izboljšanje konkurenčne prednosti ter tudi zmanjšanje stroškov, povečanje učinkovitosti in spodbujanje inovacij. Računalniški oblak zato pogosto prepoznajo kot rešitev za uresničitev vseh strateških prednosti kot nekakšen katalizator želenih sprememb. Priljubljenost oblačnih rešitev in storitev med podjetji se nenehno povečuje, a za popolni izkoristek potenciala oblaka mora podjetje najprej razumeti izzive prehoda vanj, ko pa je enkrat v njem, mora storitve v oblaku tudi aktivno upravljati. Šele potem lahko pričakuje prihranke.

Najpogostejši izzivi prehoda

Večina podjetij med selitvijo poslovanja v oblak, opaža, da ta ni preprosta, čeprav gre, denimo, pri tem za precej standardizirano pisarniško zbirko Office 365. Kompleksnost postavitve hibridnega okolja in njegovo upravljanje ob medsebojni odvisnosti različnih storitev informatikom lahko povzroča številne izzive. Že Microsoft storitve, ki jih ponuja v oblaku, osveži vsaj dvakrat na leto, funkcionalnosti v njih pa enkrat na mesec. Podobno prakso lahko odkrijemo tudi pri drugih ponudnikih oblačnih storitev, pod črto pa to za oddelek IT pomeni veliko sprememb, ki jih je treba upoštevati pri namestitvah in uporabi oblačnih storitev.

Pomanjkanje virov in znanja

Večini podjetij primanjkuje ustreznih kompetenc, da bi se lahko samozavestno premaknila v oblak. Ob pomanjkanju potrebnih znanj in izkušenj podjetja pogosto prezrejo, da migracija v oblak prinaša drugačno vzdrževanje (novega) okolja. Kompleksnost je še večja v primeru hibridnih, torej lokalnih oblačnih postavitev, a tudi celovit prehod v oblak in ukvarjanje z različnimi paketnimi storitvami, ki velikokrat niso preprosto razumljive, frustrirajo informatike. Podjetja se sicer trudijo, da bi razumela, kako učinkovito izkoristiti vse storitve, ki so jim na voljo v izbranem oblačnem programu. Pred selitvijo poslovanja v oblak je pač treba temeljito narediti domačo nalogo in pridobiti realno oceno pripravljenosti prehoda v oblak. Tudi če podjetjem uspe identificirati vse oblačne storitve, se velikokrat izkaže, da ne poznajo vseh različnih namestitvenih možnosti. Ne zavedajo se, da napačne namestitve pomenijo potencialno varnostno grožnjo, niso skladne z varnostno politiko podjetja, lahko pa celo povzročijo nepravilno ali moteno delovanje storitev.

Raziskava družbe IDC je pokazala, da prav razumevanje posameznih karakteristik storitev v oblaku kritično vpliva na njihovo namestitev. Za optimalno namestitev je treba dobro razumeti zahteve glede zmogljivosti, odzivnosti in varnosti, pri tem pa je treba misliti še na skladnost, zaščito podatkov, njihovo hrambo in varnostno kopiranje. Podjetje se s specializiranimi zunanjimi strokovnjaki lahko bolje pripravi na prehod v oblak, racionalizira njegovo delovanje, optimizira zmogljivosti in možnosti širitve svojega poslovanja. Pogosto ti strokovnjaki bolje nadzorujejo in podpirajo storitve v oblaku.

Stalna dosegljivost je mit

Nekatera podjetja so še vedno skeptična in se (upravičeno) sprašujejo, ali bo oblak res omogočal zanesljivo in nemoteno delovanje storitev, ko bo to nujno. Storitve, kot so elektronska pošta, komunikacije in dokumenti, sodijo med ključne poslovne storitve, ki morajo delovati nemoteno – torej v režimu 24/7. Ponudniki oblačnih storitev navadno zagotavljajo 99,9-odstotno zanesljivost delovanja vseh svojih storitev, a to je odvisno od razpoložljivosti več elementov, kot so spletna povezava, ustrezna pasovna širina, razpoložljivost avtentifikacijskega okolja v lastni infrastrukturi ... Kako torej ob konstantnem podaljševanju delovnega časa, občasnem delu v drugih časovnih pasovih in okoljih spremljati učinkovitost in razpoložljivost oblaka? Kako ugotoviti, kje je motnja nastala, koga boste poklicali za njeno odpravo, kakšen bo strošek? Vse to so vprašanja, ki jih morajo podjetja postaviti ponudnikom storitev še pred selitvijo v oblak.

Podjetja z nameščenimi storitvami stalnega spremljanja delovanja lastnega okolja natanko vedo, kdaj je njihovo okolje nedostopno in kako ravnati v takem primeru. V oblaku pa ima podjetje manj nadzora, zato mora v iskanje rešitev vložiti več napora, kako ravnati v primeru izpada. Ključne poslovne aplikacije zahtevajo veliko več kot samo jamstvo dostopnosti. Definirati je treba aplikacije s specifičnimi performančnimi metrikami, ki zahtevajo nemoteno delovanje, in to tudi zagotavljati. Ponudniki imajo na voljo več orodij, ki upoštevajo vse od izkušnje končnega uporabnika do delovanja aplikativne arhitekture, števila transakcij in merjenja komponent, ki zagotavljajo analizo in poročanje, ter z njimi prilagodijo raven delovanja storitev zahtevam stranke.

Merilo je dejanska uporaba

Oddelek IT se ob uvedbi nove tehnologije pogosto osredotoča le na njen tehnični del – klikanje, povezljivost in nastavitve. V želji po čim hitrejši implementaciji tako pogosto pozabi na končnega uporabnika. Nedavna študija podjetja Forrester je pokazala, da se uporaba Office 365 v podjetjih povečuje. To je dobra novica, a žal le 22-odstotkov končnih uporabnikov platformo tudi aktivno uporablja. Podjetjem torej ne uspe doseči njenega optimalnega izkoristka in s tem upravičiti svoje naložbe, izboljšati sodelovanja med končnimi uporabniki oziroma oddelki ter optimizirati njihovo delo. Zanimiv je podatek, da podjetje Microsoft uporabo storitev opredeljuje kot optimalno že takrat, ko v podjetju vsaj tri od nameščenih oblačnih storitev njihovi uporabniki aktivno uporabljajo vsaj 40-odstotno.

»Če navedemo primer dela v Exchange Online, lahko rečemo, da se večina uporabnikov pri delu z njim počuti udobno. Navsezadnje so njihovi poštni računi na voljo v znani aplikaciji Outlook. A če upoštevamo uporabo aplikacij Skype, SharePoint ter OneDrive, potem je treba razmisliti o organiziranju usposabljanja zaposlenih za delo s temi orodji, posebno če želimo zagotoviti uspešnost implementacije oblačnih storitev. Tudi po naših izkušnjah številne funkcije posameznih storitev Office 365 ostanejo neizkoriščene,« komentira Mateja Koprivc, vodja prodaje v podjetju Comparex.

Podjetja lahko povečajo produktivnost tudi z izobraževanji in treningi končnih uporabnikov, z delavnicami in vadbenimi platformami. Poleg praktičnih prikazov, kako si z učinkovito uporabo kombinacije različnih storitev olajšati delo, ga pospešiti in optimizirati, katero storitev uporabiti in kdaj, velja uvesti tudi sistem spremljanja rabe novih rešitev – sicer podjetje ne ve, ali je spremembe uspešno uvedlo in so jih zaposleni vzeli za svoje.

Varnost mora biti prioriteta

Vprašanja o učinkovitem upravljanju informacijske varnosti v oblaku so zelo pogosta. Kako zagotoviti pravilno namestitev izbranih storitev brez varnostnih vrzeli? Kako zaposlenim omogočiti dostop do podatkov od koderkoli in kadarkoli, a jih hkrati zavarovati tako, da bo zadoščeno zahtevam varnostne politike podjetja? Število kibernetskih napadov v oblaku se bo v prihodnje povečevalo, ne le zaradi privlačnosti oblaka, ampak zaradi kritične mase števila podjetij, ki vanj selijo svoje poslovanje. Zavedanje, da lahko že ena sama sprememba v nastavitvah odpre vrata varnostnim grožnjam, za katere podjetje morda celo ne zna oceniti vpliva, je ključno. Podjetje je še vedno dolžno samo zaščititi svoje poslovanje in se ne zanašati izključno na ponudnika oblačnih storitev.

Optimizacija stroškov je pomembna, a na vrsti zadnja

Ena ključnih prednosti storitev v oblaku je prav gotovo njihova stroškovna učinkovitost, saj se podjetja s selitvijo poslovanja v oblak poskušajo znebiti nekaterih stroškov, povezanih z drago IT-infrastrukturo. To pa še ne pomeni, da storitev v oblaku ni treba aktivno upravljati. Nepravilna raba in napačne namestitve lahko hitro povzročijo nenadzorovano povečevanje stroškov. Eden od pomembnih dejavnikov obvladovanja stroškov je povezan z zakupom licenc. V oblaku se sicer težje primeri, da bo podjetje močno »podlicencirano«, saj brez zakupljenih licenc storitve ne delujejo. Hitro pa se lahko zgodi nasproten scenarij, po katerem podjetje lahko zakupi preveč licenc, posebno če njihovega števila ne usklajuje z dejansko uporabo, in nato vse skupaj zelo preplača.