Tiskane izdaje
»Večina ljudi želi delati dobro. Če pa se v podjetju dogaja nekaj, kar se jim ne zdi prav, se ne počutijo dobro in začnejo komunicirati. Notranjemu revizorju ljudje razmeroma veliko povedo, a ne zato, ker bi želeli »špecati«. Zgodbo si sam sestaviš, saj v podjetju veliko vidiš, izveš o vodenju, organizaciji, kulturi, odnosu do tveganj. Posebno če si v organizaciji tudi zaposlen.«
Tako o svojih izkušnjah pripoveduje mag. Polona Pergar Guzaj, preizkušena notranja revizorka in preizkušena preiskovalka prevar. Pri svojem delu podjetjem pomaga odkrivati šibkosti v organizaciji njihovih poslovnih procesov in jim pomagati pri zmanjšanju možnosti za nastanek prevar.
»Za večja podjetja s kompleksnejšimi procesi bi bilo prav, da imajo zaposlenega notranjega revizorja. Zame je to lep poklic, ki se tudi zelo spreminja, posebno ko vstopamo v digitalizacijo. Karakterno moraš biti tak, da se ne pustiš utišati. Moja skrb je organizacija, v kateri izvajam notranje revidiranje, in če je treba kakšno neprijetno resnico povedati šefu, je to tako. Imeti moraš hrbtenico,« pravi sogovornica.
Kaj sploh je notranja revizija?
Imamo različne poglede, kako jo predstaviti. Med zunanjo in notranjo revizijo je razlika in največkrat nastane zmeda v tem razumevanju. Zunanja revizija se opredeljuje do računovodskih izkazov. Zunanji revizor gleda presek, zanima ga stanje ….
… torej predvsem to, ali računovodski izkazi prikazujejo pravo sliko poslovanja?
Tako je. Ali so številke prave. Prejemniki informacij zunanjih revizorjev so delničarji, sedanji, prihodnji – vlagateljski svet. V notranji reviziji pa je fokus drugačen. Naj navedem zelo poenostavljen primer: kupimo kemične svinčnike. Zunanji revizor se bo vprašal samo, ali so bili naročeni, ali obstajata naročilnica in račun, so bili poknjiženi in razvrščeni v pravo kategorijo stroškov. Notranji revizorji pa se bomo vprašali, kakšno dodano vrednost ta pisala prinašajo podjetju. Bi z njimi lahko več dosegli, če kupimo boljše? Kaj pomeni, če smo vzeli najcenejše? Mogoče bi v naš poslovni imidž sodili tudi nekoliko dražji? Na poslovne dogodke gledamo širše, kaj mi kot podjetje hočemo biti, kaj podpiramo. Smo kot organizacija dovolj zreli, da bomo dosegli dolgoročne cilje?
Kako pa notranja revizija ocenjuje vsebino poslovnih dogodkov? Za odločitve na različnih področjih so v podjetju odgovorni različni ljudje. Kako to notranja revizija preverja?
Začne se na vrhu. Dober notranji revizor je prisoten že, ko uprava podjetja pripravlja strategijo. Tudi novi standardi, ki so veljavni od 1. januarja 2017, poudarjajo ta strateški pogled. Operativno lahko nekaj delaš prav, ampak če si zgrešil strateško smer, rezultat ne bo pravi. Zelo pomembno je, da opozarjamo na potencialna tveganja že ob snovanju strategije. Ko vodstvo opredeli, kam hočemo in kaj so tveganja, pošljejo nas, da po ključnih področjih pogledamo, ali stvari res delujejo tako, kot je bilo zamišljeno, in ali bodo cilji doseženi. Gledamo procese, sisteme, ne toliko presečnih številk. Te so samo vmesna informacija, zanimajo nas sistemske ureditve.
Stranke velikokrat pričakujejo, da bomo odkrili napake in naredili red, a mi nismo policija. Notranji revizor, na primer, ugotovi, da neki notranji nadzor ne deluje in da jo je treba urediti drugače. Pristojni vodja bo potem pogledal, kaj je narobe in sprožil ustrezne postopke, tudi na primer kadrovske – to pa ni prvenstvena naloga notranjega revizorja. V slovenski praksi smo že zasledili primere, ko so, denimo, poročila notranjih revizorjev bila napačno interpretirana in so prišla v roke nepooblaščenim osebam (na primer tudi novinarjem), ki so jih napačno interpretirali. Takšno ravnanje lahko povzroči nepotrebno škodo podjetjem.
Ugotovitve o šibkostih v procesih in sistemih znotraj organizacije namreč ne pomenijo vedno nezakonitosti, kar se pri nepoznavalcih (tudi naših strankah) pogosto napačno interpretira. Nasprotno: pogosto gre za izboljšanje uspešnosti in učinkovitosti procesov, ki že potekajo zakonito, a morda neracionalno (nadzor se podvaja, pomembne slabosti pa ostajajo).
Kaj je glavni motiv za vodstva podjetij, da organizirajo oddelek notranje revizije?
Naj povem s primerom iz prakse. V stranki so imeli pomembno zadevo, tveganje, in nastal bi resen problem, če bi se to uresničilo. Bila sem notranji revizor. Opozorila sem na tveganje. Rekli so, ne bojte se, imamo avtomatski nadzor, to se res ne more zgoditi. Meni pa se je zdelo to tveganje tako pomembno, da sem vztrajala … Nato so šefi popustili. Poslušali so me in šli smo pogledat, kako je v praksi.
Ugotovili smo, da je nekoč tisti nadzor res deloval, potem pa je podjetje sklenilo strateško pomemben posel, pri katerem so zavestno sprejeli večje tveganje. Da je posel »šel skozi« sistem, so v tistem trenutku sistemsko kontrolo izklopili. Potem so živeli v prepričanju, da je ta kontrola vklopljena. Pa ni bila ... In to je tisto, na kar si kot notranji revizor pozoren. Pretreseš drobovje procesov in poveš, ja, to imate urejeno, tu pa imate lažen občutek varnosti, niste urejeni.
Kako pa notranji revizor pregleda procese?
Imamo posebne tehnike in metode, pomembno pa je, da delujemo skladno z mednarodnimi standardi, ki veljajo za notranje revidiranje.
Kakšna znanja morate imeti?
Kombinacija prava in računovodskih standardov je še vedno osnova. Vse več je tudi informacijsko-tehnoloških znanj. V Sloveniji je več let veljalo, da si moral biti računovodja, če si želel biti notranji revizor. V praksi pa se, na primer, izkaže, da so v kakšnem elektropodjetju notranji revizorji večinoma elektroinženirji – saj nimaš tam kaj delati, če notranja revizija kot celota ne pozna posebnosti stroke. Za tip organizacije moraš biti primerno usposobljen. V vsako stvar se je treba poglobiti in preverjati, kaj so cilji procesa, in če uporabljeni postopki vodijo v pravo smer. Kdo je odgovoren zanje, kako je postavil kontrole. Ena vloga notranjega revizorja je, da je to, kar se poroča, tudi res. Druga stvar pa je svetovalni del, kjer pomagaš upravi pri odločitvah za naprej, saj jo opozoriš na različna tveganja in različne možnosti. Uprave velikokrat hočejo ta del.
Pa vodilni upoštevajo, kar jim svetujete?
Uprave so različne. Tisti, ki nimajo radi reda, me ne vzamejo. Imam svoje podjetje, vsak posel je poseben izziv. Uprave, ki želijo družbi dobro in vodijo večji sistem, običajno dobro vedo, kaj želijo. V Steklarni Hrastnik, kjer sem bila pred leti zaposlena, smo imeli prvi v Sloveniji visokoregalno skladišče, ki je računalniško vodeno in po katerem ni mogoče hoditi. Skladiščniki izdelke manipulirajo z dvigalom. Jaz pa sem se spraševala, ali je tam res tisto, kar mislimo, da je, kar je evidentirano v računovodskih evidencah. Kaj pa, če so tam skrite izgube? Dali so mi čelado in me vozili gor in dol, tako da sem šla vzorčit postavke večjih vrednosti in sem se prepričala, da je vse na mestu.
Biti moraš kreativen, po bilanci videti, kje so ključne stvari, prepoznati ključna tveganja in v to zagristi. To je v resnici kreativen poklic, imeti moraš občutek za ljudi in jih začutiti. Kakšna uprava pa ni zainteresirana za red, nalašč ima zadeve neurejene. V takem podjetju notranjim revizorjem ne bodo dali dela ...
Kakšna pa je osebna izkaznica podjetij, uprav, ki so zainteresirane, da imajo kakovostno notranjo revizijo?
Tisti, ki so osredotočeni na cilje, ki sledijo razvoju in hočejo preživeti na pošten, gospodaren način, notranjo revizijo potrebujejo. Zgrožena sem, recimo, nad javno upravo, nad ministrstvi, kjer imajo nekatera velika ministrstva, z več agencijam v sestavi in veliko premoženja le enega notranjega revizorja … Kaj vam to pove?
Mogoče taki sistemi ne želijo preveč nadzora?
Najbrž res ne. Vendar ko smo vstopili v Evropsko unijo, smo se zavezali, da nadzorne mehanizme vzpostavimo. Logično bi bilo, da bodo ključna tveganja pokrita.
Mogoče pa se državna uprava zanaša na računsko sodišče?
Računsko sodišče je nekdo, ki pride, pogleda in gre. Notranja revizija pa pomeni nenehno aktivnost. Mi si zatiskamo oči in pravimo, da nadzor imamo, pa ga v resnici nimamo. Je pa tudi res, da se na drugi strani pričakuje, da bo revizor kar vse videl. A to ne gre.
Vas je že najelo podjetje, ki ni imelo urejenih stvari, pa so potem pomanjkljivosti učinkovito izboljšali?
Nihče nima vse urejeno. Pomembno je, da se vnaprej dogovorimo, kaj se pričakuje, katere stvari so kjučne, da jih uredimo. Včasih je tako, da se zamenjajo uprave in potem najamejo revizorja, ki naj bi vse pogledal, z ničelno toleranco do vseh odstopanj. Ko pa se začne pregledovati njegovo ali njeno delo, pa odstopanja nenadoma niso več tako boleča. »Ne tako napisat, saj ni tako hudo,« pravijo. Kritičnost se zmanjša, ko gledajo sebe. Vendar moramo iti naprej, in to prinaša bolečine in napore. Pravi revizor bo povedal prave stvari, ne bo pa drobnjakarski. Normalno je, da se kaj »odkrije«, pomembno pa je, kaj se s tem naredi. Notranji revizor mora s priporočili pomagati k izboljšanju sistema.
So pritiski naročnikov pogosti?
Če te nekdo sili, da nečesa na smeš pregledati, zapisati, imaš vedno možnost, da poskusiš o svojem pogledu prepričati upravo in/ali nadzorni svet. Pomembno pa je tudi, da si sam pripravljen reči »ne, tega se ne grem več«. Ko revizor gre, da se morajo ljudje vprašati, zakaj je šel iz podjetja. Naloga našega dela pa ni, da hodimo na policijo in prijavljamo stvari.
Če pa najdete konkreten indic na kriminal, ga najbrž prijavite?
Na vse dvomljivosti je nujno treba opozoriti. Revizor poroča poslovodstvu in nadzornemu organu. Treba je tudi paziti, ali si v javnem ali zasebnem sektorju. Vendar notranji revizor ni preiskovalec prevar. Sama se v tem razlikujem, saj kombiniram dva poklica, sem tudi preizkušena preiskovalka prevar. Če pa revizor teh znanj nima, lahko naredi tudi škodo, če prehitro nekaj kvalificira kot sum. To so stvari, gre za zelo občutljive stvari, in ni za povprek mahati z njimi. Bistveno za revizorjevo delo je, da odkrije, kje se lahko zgodi prevara, in da svetuje, kakšen sistem notranjih kontrol postaviti.
