Tiskane izdaje
Vsi ponudniki tiskalnikov so v zadnjem desetletju uvedli poslovne modele upravljanja tiskanja, s katerimi podjetjem pomagajo znižati stroške tiskanja in vzdrževanja tiskalnikov, saj celovito obvladujejo tiskalniška okolja.
Prodajalci tiskalnikov so v zadnjem desetletju opravili zelo veliko preobrazbo – danes so ponudniki storitev. Svojih strank ne gledajo več le kot kupce tiskalnikov, ampak jim podjetja predstavljajo celovita okolja, ki potrebujejo urejeno delo z dokumenti. Temeljiti prenovi tiskanja pogosto sledi tudi urejanje poslovnih procesov, povezanih z dokumenti. Takšen pristop se obrestuje vsem vpletenim – ponudniki še tesneje sodelujejo s podjetji, ta pa uživajo dvig učinkovitosti dela, povezanega z dokumenti, ter velike prihranke.
Poslovni uporabniki, ki predajajo področje tiskanja v zunanje izvajanje, še zdaleč niso naivni. Tako še pred podpisom pogodbe temeljito preverijo vse izračune, reference ponudnika in druge možnosti (dodatna prilagoditev naprav/vmesnikov/procesov, reševanje težav …). Nudenje in zagotavljanje visoke ravni storitev je postala nova pričakovana norma v svetu tiskanja, saj podjetja od uvedbe večopravilnih naprav – te so v zadnjih letih skoraj popolnoma nadomestile klasične tiskalnike – pričakujejo stoodstotno funkcionalnost, zanesljivost delovanja in udobje. Zahtevam po celovitosti in kar največji možni prilagodljivosti ponudbe so se prilagodili tudi ponudniki. Večina jih danes že omogoča dostavo potrošnega materiala brez klica, plačevanje tiskanja po dejanski uporabi in druge napredne storitve.
Večopravilne naprave številna podjetja povezujejo s storitvami skeniranja in arhiviranja dokumentov. Sodobna večopravilna naprava ni zgolj tiskalnik/kopirni stroj, temveč je stičišče upravljanja poslovne dokumentacije. Integracija s poslovno-informacijskim sistemom, dokumentnim sistemom ter rešitvami za skupinsko delo omogoča bistveno višjo produktivnost dela in hkrati zmanjša količino tiskanja, saj vedno več dokumentov v delovnih tokokrogih sodeluje v digitalni obliki. Optimizacija tiskalniške flote ter celovito in centralizirano upravljanje dokumentov imata tako še bistveno več koristi kot pogosto oglaševanih 30 odstotkov prihrankov pri ceni izpisane strani dokumenta.
Za učinkovitost gre
Storitve upravljanja tiskanja bomo pri ponudnikih prepoznali po kratici MPS (ang. managed print services). Tisti boljši med njimi se seveda ne ustavijo zgolj pri izpisovanju, temveč se poslovni dokumentaciji in njeni rabi v posameznem pisarniškem okolju posvetijo še bistveno bolj. Storitve MDS (ang. managed document services) so v praksi že neštetokrat dokazale, da gre za celovite rešitve, ki enostavno povečajo učinkovitost dela z dokumenti. Celovit pristop je zelo pomemben z vidika odkrivanja in odpravljanja ozkih grl na vseh poslovnih področjih, kjer imamo opravka z dokumenti. Strokovnjaki ponudnika tako najprej opravijo temeljito analizo tiskalniške infrastrukture ter procesov in programske opreme, ki ima karkoli opraviti z dokumenti. Napredna analiza in obdelava vseh zbranih podatkov pa postreže z možnostmi, kako izboljšati učinkovitost tiskanja, pohitriti delovne procese, povezane s tiskanjem, zagotoviti višjo razpoložljivost naprav, dosegati zahteve različnih regulativ ter ne nazadnje ustrezno zaščititi podatke, ki jih hranijo dokumenti. Gre torej za rešitev, ki gre bistveno dlje od osnovne ideje odkrivanja energijsko potratnih naprav in razsipne rabe potrošnega materiala. Storitve MDS namreč optimizirajo zmogljivosti tiskanja, dvigajo produktivnost zaposlenih, izboljšajo profitabilnost oddelkov ter obenem skrbijo še za informacijsko varnost.
Kot dober organizator
Kyocera, japonski proizvajalec tiskalnikov in ponudnik storitev MDS, je šel še korak dlje in vse skupaj povezal z računalniškim oblakom. Eden ključnih gradnikov storitve MDS je oblačna rešitev KYOfleetmanager, ki je prisotna praktično pri vseh fazah optimizacije področja tiskanja. Rešitev pozna natančno sestavo tiskalniškega okolja in naprav v njem ter stalno spremlja njihovo delo. Zaposlenim tako ni treba več skrbeti za zalaganje večopravilnih naprav s tonerji in papirjem ter spremljati intervale vzdrževanja, ki večkrat poskrbijo za slabo voljo, ko je naprava nedostopna. Prioriteta KYOfleetmanagerja je namreč v tem, da ima kar najmanjši vpliv na delo zaposlenih in poslovanje podjetja, obenem pa skrbi, da so časi vzdrževanja naprav (prekinitev dela) in tveganje njihovega nedelovanja čim nižji. Rešitev, ki deluje iz oblaka, ima popoln in realnočasovni pregled nad stanjem tiskanja v podjetju, ponudniku storitev pa omogoča odličen nadzor nad zagotavljanjem storitev. Velik plus je tudi integrirano samodejno obveščanje vseh ljudi, ki jih storitev upravljanja tiskanja zadeva – tako ključnih zaposlenih, skrbnikov, direktorja informatike, ponudnika storitev, servisne organizacije, dobavitelja potrošnega materiala in lahko celo proizvajalca tiskalniške naprave. KYOfleetmanager je idealna rešitev za upravljanje strojne in programske opreme ter procesov, s čimer zagotavlja čim hitrejšo povrnitev naložbe v storitev upravljanja tiskanja ob znatnem dvigu produktivnosti zaposlenih.
Zunanje izvajanje tiskanja
Red na področju tiskanja je predpogoj za prihranke. S pospešeno digitalizacijo poslovanja postaja jasno, da bi podjetja vseh velikosti morala tiskati manj. Ob predaji področja tiskanja v zunanje izvajanje je ta cilj še bistveno lažje dosegljiv. Pa ne le zato, ker ponudnik z optimizacijo kljub povečani funkcionalnosti poskrbi za zmanjšanje števila tiskalniških naprav, temveč predvsem zato, ker urejeni procesi, povezani z digitalnimi in papirnatimi dokumenti, zaposlenim omogočajo bolj učinkovito in hitrejše delo, posledično pa tudi boljšo uporabniško izkušnjo in večje zadovoljstvo. Z zunanjim izvajanjem tiskanja razbremenimo oddelek IT v podjetju, ki zaradi natančnega pregleda nad tiskanjem po oddelkih in/ali uporabnikih lažje načrtuje mesečne izdatke za tiskanje. Za vse ostalo, denimo za servis, vzdrževanje in potrošni material pa skrbi zunanji ponudnik.
