Žebljev ne zabijamo z žlico, mar ne?

Včasih so bili listi papirja in svinčnik, nato računalnik in program za obdelavo tabel. Danes za vodenje projektov uporabljamo namensko programsko opremo, ki z vsako naslednjo različico prinaša nove funkcionalnosti in širino. Le ustrezno rešitev moramo izbrati.

V svetu obstaja več sto, če ne kar tisoč orodij za vodenje projektov. Številni programi za vodenje projektov so v zadnjih letih dobili tudi oblačne različice – uporabnikom so na voljo kot spletna storitev. Nekateri so brezplačni, spet drugi pošteno zasoljeni. Razlikujejo se tudi po naboru funkcij, tisti preprostejši nudijo le osnovno upravljanje projekta (časovno terminiranje in upravljanje virov), naprednejši pa so lahko pisani na kožo uporabnikom v posamezni panogi.

Poznamo tako rešitve za projektno vodenje v tehničnih vejah industrije kot rešitve za pretežno kreativna okolja. Gradbeništvo je ena izmed panog, ki se lahko pohvali s sebi prilagojenimi programskimi rešitvami vodenja projektov. A univerzalne aplikacije, ki bi bila idealna za vse namene rabe, ni in je bržkone nikoli ne bo.

Jasno je, da si moramo programsko podporo in orodja izbrati glede na izziv, ki ga želimo rešiti. K sreči razvijalci rešitev za projektno vodenje ne spijo in vanje vedno znova vgrajujejo nove funkcionalnosti. Večje, obsežnejše (in pogosto tudi dražje) rešitve tako nudijo veliko več kot le upravljanje virov in časa. Poznajo upravljanje tveganj? Upamo, da. Kaj pa sodelovanje udeležencev? Na orodjih za sodelovanje programerji zadnja leta grizejo tipkovnice, saj želijo izdelati kar najboljše rešitve za skupinsko delo in sodelovanje – tako internih zaposlenih kot vedno več zunanjih sodelavcev/izvajalcev in morebiti celo ciljnih javnosti/strank.

Nekateri projekti zahtevajo zelo podrobno upravljanje finančnih sredstev, druge rešitve temeljijo na zbiranju ter obdelavi in razvoju idej. Zdi se, da je še najbolj pogosto spregledano področje pri rešitvah za vodenje projektov prav upravljanje tveganj, ki pa je v času gospodarske negotovosti še kako kritično za uspešno dokončanje projekta.

Upravljanje projektov in odnosov s strankami s CRM

Vse več podjetij delo s strankami zaupa rešitvi za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Le malo pa jih ve, da je moč te rešitve povezati z orodji za projektno vodenje in tako doseči še boljši pregled nad izvajanjem projekta in njegovim učinkom na stranke.

S tem, ko rešitev za projektno vodenje povežemo s sistemom CRM, dobijo vodja projekta in pooblaščeni izvajalci boljši vpogled v to, kako stranke »doživljajo« projekt(e). Vidijo namreč posamezne naloge, dogodke, priložnosti itd. Posledično je olajšano planiranje aktivnosti v povezavi s strankami, njihovo večje zadovoljstvo pa lahko prinese nove projekte in (še) boljše poslovanje.

Naveza z rešitvijo za upravljanje odnosov s strankami vodjem projektov lahko prinese še dodatno vrednost v obliki podrobnih in na vse možne načine prilagodljivih poročil, ki jih rešitve CRM premorejo.

V letu 2015 vodje projektov ne bi smeli podcenjevati niti ignorirati možnosti uporabe družabnih medijev pri projektnem vodenju. Predvsem z vidika sodelovanja in komuniciranja. Spletne strani in aplikacije družabnih omrežij lahko rabijo kot komunikacijska orodja za upravljanje projekta med člani ekipe. Ne le da se prek njih udeleženci dogovarjajo glede izvedbe nalog, vodja projekta jih lahko tudi spodbuja z različnimi motivacijskimi vsebinami, objavo doseženih mejnikov itd. Družabna omrežja so znana skoraj vsem zaposlenim, večina jih spremlja dnevno pa še praktično brezplačna so za uporabo.

Čeprav klasične beležke in preproste tabele prav hitro ne bodo izginile z miz projektnih vodij, je že jasno, da v primerjavi s praktičnostjo in učinkovitostjo sodobnih digitalnih rešitev za projektno vodenje (te so po zaslugi računalništva v oblaku uporabniku na voljo vsak hip – tudi na telefonu ali tablici) nimajo nobenih možnosti.