Tiskane izdaje
Ne glede na postavljena merila pa bi moralo veljati, da je uspešen projekt le tisti, ki v celoti izpolni zastavljene cilje, je izveden v zastavljenih rokih ter v okviru dogovorjenega proračuna. Kruta realnost pa kaže, da na uspešnost projekta vpliva veliko število različnih dejavnikov in neznank, ki se lahko zgodijo kadarkoli v času projekta, in poglavitna naloga veščega projektnega vodje je priprava korektivnih ukrepov, pravočasno identificiranje in ublažitev posledic negativnih dejavnikov.
Eden izmed poglavitnih vzrokov za neuspešnost projekta so nepopolne zahteve oz. nedefinirani ali slabo definirani cilji projekta. »V praksi to pomeni, da moramo v fazi načrtovanja projekta posvetiti dovolj časa zajemanju in dokumentiranju zahtev, saj nam to zagotavlja jasno sliko končnega produkta oz. storitve, ki jo izvedba projekta zagotavlja«, meni Tomaž Kuralt, strokovnjak za uvedbo projektnih rešitev v Agitu. Kasnejše vključevanje novih in sprememba obstoječih zahtev pomeni bistveno povečanje časa in truda, kar se neposredno odraža na ceni izvedbe projekta.
Nejasna in slaba komunikacija med projektno ekipo in stranko je drugi glavni dejavnik, ki lahko direktno povzroči neuspeh projekta. Zato je ena izmed poglavitnih nalog projektnega vodje jasna in odprta komunikacija z naročnikom in v povezavi s tem tudi redna izvedba in udeležba projektnih sestankov ter komuniciranje in razreševanje nastalih izzivov. Z neredno ali celo netransparentno komunikacijo bo naročnikovo zaupanje in zadovoljstvo bledelo in sčasoma izginilo, kar vsekakor ni dobra popotnica za doseganje uspešnosti projekta.
Podobno kot slaba komunikacija je tudi nenadzorovan proračun projekta dejavnik, ki neposredno vpliva na uspešnost projekta. In dejstvo je, da je 10% prekoračitev proračuna veliko lažje upravljati in zagovarjati kot pa npr. 50% prekoračitev. Bistveno je torej, da morebitno prekoračitev zaznamo dovolj zgodaj. Ključ za to pa je redno spremljanje realizacije, ki nam da jasno sliko o trenutnem finančnem stanju projekta ter planiranje proračuna za naslednja časovna obdobja na redni perodični ravni. To omogoča, da projektni vodja pravočasno zazna in tudi vpliva na situacijo, ki bi lahko povzročila nekontrolirano povečanje proračuna.
Zadnji in pogosto spregledan dejavnik, ki lahko povzroči neuspeh projekta, pa je slabo upravljanje s tveganji. Že na začetku projekta si moramo vzeti čas za pravilno identifikacijo tveganj in pripravo načrta preventivnih in kurativnih ukrepov. Tudi med izvedbo projekta je pomembno, da tveganja pravilno obravnavamo in upravljamo, saj s tem znatno pripomoremo k uspehu projekta oz. omilimo negativne vplive pojava tveganja na sam uspeh projekta.
Nobena metodologija ne zagotavlja, da bodo vsi projekti v podjetju uspešni. Prav tako z ničemer ni mogoče zagotoviti, da bo večina projektov uspešno zaključena. »Glede na naše izkušnje pa lahko z gotovostjo trdim, da z vpeljavo prave projektne metodologije in uvedbo ustrezne projektne infrastrukture bistveno pripomoremo k uspešnosti projektov ter olajšamo delo projektnim vodjem, projektnim ekipam in drugim deležnikom na projektih«, dodaja Tomaž Kuralt.
Podjetje Agito ponuja dve različici projektne informacijske podpore: Microsoft EPM platformo in Agito PM portal, ki omogočata učinkovito medsebojno komunikacijo projektne ekipe, sodelovanje in delo s projektno dokumentacijo od kjerkoli in s katerekoli naprave, urejenost informacij, upravljanje portfelja projektov, optimizacijo virov, mehanizme za upravljanje s tveganji, statusna poročila…
Bistveno je, da podjetje izbere pristop in informacijsko rešitev, ki bo »rasla s poslovanjem«, torej bo dovolj fleksibilna, da jo bodo zaposleni lahko uporabljali na različne načine in jo postopno prilagodili različnim potrebam, tako za področje vodenja projektov kot ravnanja s portfeljem projektov.
Podjetje Agito 16.10.2015 pripravlja brezplačen dogodek z naslovom »Brez muje se še čevelj ne obuje ali kako vpeljati projektni informacijski sistem«, na katerem bo predstavljena celotna pot uporabe sodobnih projektnih informacijskih rešitev, od izbire najustreznejše in njene uvedbe ter kasnejše učinkovite uporabe, pa vse do pogleda v prihodnost – predstavitve novosti na platformi Microsoft Enterprise Project Management. Svoje izkušnje iz prve roke pri vpeljavi projektne infrastrukture bosta z udeleženci delila gosta iz podjetij Adriatic Slovenica in GGE. Prijava na: www.agito.si.
Agito je slovensko podjetje, ki je »Microsoft Partner« s kompetencami »Silver Project and Portfolio Management«, »Gold Collaboration and Content«, »Gold Application Development«, »Silver Data Analytics« in »Silver Identity and Access«. Več informacij: www.agito.si.
