Spletno poslovanje od koderkoli

»Koronavirus nas je potisnil v to, kar sicer poskušamo v panogi počasi spremeniti, in sicer, da bi nam stranke čim več dostavljale dokumente v elektronski obliki, lahko tudi v obliki pdf, da bi bilo čim več brezpapirnega poslovanja,« je povedal Aleksander Štefanac, predsednik Zbornice računovodskih servisov na GZS.

Nove tehnologije vplivajo tudi na delo v računovodski panogi. Omogočajo, da imajo servisi več časa za komuniciranje s strankami, skoraj izniči se možnost napak, ki se lahko zgodijo pri ročnem knjiženju. Računovodstvo se spreminja, razvija se v smeri svetovanja, opravljanja analiz in kontrolinga. To so za podjetja pomembne stvari, je poudaril Štefanac, tudi evropsko panožno združenje temu področju posveča veliko pozornosti. Res je trend, da se poslovanje vse bolj seli v e-obliko, razlike med podjetji pa so precejšnje.

Na eni strani ustaljenemu tempu sprememb da pospešek neka spremenjena okoliščina, kot je bil na primer pojav pandemije koronavirusa, na splošno pa podjetja iz klasičnega v elektronski način poslovanja preidejo, ko se v poslovodstvu zamenja generacija.



To je še posebej opazno pri družinskih podjetjih, ki so prav zdaj večinoma v fazi sprememb vodstvenih funkcij. Generacija, ki je v 90. letih prejšnjega stoletja ustanavljala podjetja, in je pogosto vztrajala pri papirnem poslovanju, se počasi upokojuje, vajeti praviloma prevzemajo otroci.

»Mlajša generacija daje prednost e-poslovanju, zanje papir skoraj ne obstaja več, starejši pa v zrelih letih svojega podjetništva pogosto ohranjajo papirno poslovanje. Tudi če je storitev zaradi tega morda dražja. Je pa zanimivo: ko so primorani v spremembo, na primer, če jo določi zakonodaja, jo pač sprejmejo, praviloma ne ugovarjajo,« ugotavljajo v računovodskih servisih.

Kakor tudi, da mladi ob prevzemu podjetij radi zaidejo še v druge vode, razširijo dejavnost in tako želijo zagotoviti stabilnejše okolje, če bi se morda primarna dejavnost podjetja ustavila.
 

E-način izniči možnost napak

»Četudi dokumenti prihajajo v elektronski obliki, je osebni stik s stranko zelo pomemben, saj tako lahko izvemo več o tem, kako razmišlja, kakšne ima načrte s poslovanjem v prihodnosti. To si želijo tudi stranke. Kot je povedala marsikatera, je v času, ko je bila razglašena pandemija, osebni stik pogrešala.

Zaposleni v računovodskih servisih so namreč večinoma delali od doma – kljub temu so minimalno zagotavljali prisotnost posameznih delavcev v pisarnah, da so digitalizirali dokumentacijo, ki so jo stranke prinašale v fizični obliki v poštne nabiralnike,« je Aleksander Štefanac povzel ugotovitve iz pomladnih mesecev. Poudaril je, da je sicer pogosta skrb zaposlenih v računovodskih servisih in tudi v podjetjih, da bi se osebni stik z brezpapirnim poslovanjem izgubil, odveč.



Na splošno v e-poslovanju vidi predvsem prednosti. Na prvem mestu navaja sledljivost dokumentacije in skoraj izničene možnosti napak pri vnosu dokumentov oziroma računov v poslovne knjige. To ne velja samo za dokumente, poslane v elektronski obliki, z vsemi njihovimi metapodatki, ampak tudi če so v obliki pdf.

»Čitalniki, ki samodejno prepoznavajo znake in tekst, so že zelo izpopolnjeni, so več kot 90-odstotno natančni. Morda se podjetniki kdaj vprašajo, ali je storitev, ki jo ponuja servis, s takšno dostavo še vedno takšna, kot je bila, ko je zaposleni vsak dokument poknjižil in zavedel v poslovne knjige. Odgovor je zagotovo da. Vsak dokument se pregleda, preden se evidentira v poslovnih knjigah,« je zagotovil sogovornik.



Past, v katero bi se morda lahko ujelo kakšno računovodsko podjetje, je, da bi preseglo svoje kapacitete pri številu naročnikov, ker bi menilo, da zaradi e-dokumentov eno stranko lahko obravnava v krajšem času, je opozoril Štefanac. S tem, ko v računovodstvu skrajšajo čas fizične obdelave podatkov, jim ostane več časa, ki ga lahko namenijo naročniku za svetovanje. Kar je dobro tudi za stranko, je povedal sogovornik.

Dodal je, da je tudi strah, ki se pogosto pojavlja pri zaposlenih, da bi zaradi digitalizacije v panogi ostali brez dela, neupravičen. »Samo vloge se spreminjajo, nadgrajujejo. Namesto vnosa podatkov zaposleni kontrolira vnose. Res pa je, da se morajo za to nekoliko potruditi.«
 

Nujno pomisliti na zaščito

Ko je opozoril, pa se morda tako v podjetjih kot v računovodskih servisih včasih premalo zavedajo, da z e-poslovanjem postajajo čedalje bolj odprti navzven. S tem se povečajo možnosti, da jih kdo zavede, izkoristi njihovo šibko točko in jih zlorabi.



»Poznamo nekaj primerov, ko so goljufi ponaredili elektronsko pošto in kot naročnik, z besedami, ki jih uporablja poslovodja, poslali računovodskemu servisu obvestilo, da ima podjetje novega poslovnega partnerja in naj mu nujno nakaže denar kot avans za plačilo blaga. Celoten zapis je bil v okviru običajnega poslovanja, le številka transakcijskega računa je bila napačna,« je opisal Štefanac, da je pomembno posvetiti pozornost zaščiti.



Na zbornici opažajo, da ljudje zelo hitro pozabijo na to, ne zavedajo se nevarnosti, ko se odpremo svetu. A vedeti moramo, da se tehnologija zlorab morda razvija še hitreje, kot napreduje razvoj.

»V času, ko smo delali od doma, je bilo vprašanje varnosti še posebej pereče, če sistemski tehniki pri servisih, ki še ne poslujejo v oblaku, niso pravilno nastavili dostopov in s tem zaščitili strežnikov,« je še spomnil sogovornik, da moramo na tem področju e-poslovanja še dozoreti.
 

Od enostavne izmenjave dokumentov ...

Tako se na primer tudi v Telekomu Slovenije, kjer podjetnikom in poslovnim uporabnikom ponujajo v uporabo program za celotno poslovanje po spletu – Pantheon Web Light, strinjajo, da je prav varnostni zaščiti takšnega poslovanja treba nameniti posebno pozornost.

»Naročniku podelimo licenco za uporabo programa, za varnost strežnikov, kjer so hranjene podatkovne baze, pa skrbimo v Telekomu Slovenije. Gesla in osebni podatki so kriptirani, izmenjava podatkov je varna, težimo k uporabi posodobljenih operacijskih sistemov, nastavitev gesel pa je omejena na minimalne standarde varnosti gesel.

Uporabnikom priporočamo, da uporabljajo edinstvena, daljša in bolj zapletena gesla. Tudi za pomoč na daljavo uporabljamo zunanjo aplikacijo, ki v mednarodnem merilu velja za varno,« so pojasnili v Telekomu Slovenije.



Spletni poslovni program, do katerega je mogoče dostopati prek mobilnih naprav s spletnim brskalnikom, omogoča med drugim enostavno izdajanje in sprejemanje e-računov, izmenjevanje dokumentov z računovodskim servisom, varen prenos podatkov na finančno upravo, hitro dostopna poslovna poročila in analitiko.

Tovrstne rešitve posebej lajšajo poslovanje v času, ko fizično delamo na različnih lokacijah: v pisarni, od doma, se priklopimo na dopustu in dostopamo z različnih naprav – uporabnik lahko vedno dostopa do celotne e-pisarne.
 

... do brezgotovinskega plačevanja

Še eno področje digitalizacije, ki so ga razmere v preteklih mesecih spodbudile oziroma spremenile, je povezano s potrošniškim nakupovanjem. Spletna prodaja je skokovito narasla, številni, ki e-trgovine še niso omogočali, so jo vzpostavili in uredili dostavo, saj sicer v času najstrožjih ukrepov zaradi koronavirusa sploh niso imeli dostopa do svojih strank.



Povečalo se je zanimanje za lokalno pridelano hrano in druge izdelke, povpraševanje in ponudba se srečujeta na tržnicah, tudi na različnih platformah. Ponudniki so se pogosto znašli pred izzivom, kako stranki izdati račun in tudi, kako izpolniti obveznosti tako imenovane davčne blagajne, ugotavljajo v Telekomu Slovenije.

Ponujajo mobilno blagajno – aplikacijo, ki jo prodajalec naloži na mobilni telefon ali tablico in omogoča takojšnje izdajanje ter z ustrezno napravo tudi tiskanje računov, prav tako zagotavlja varen prenos podatkov na finančno upravo. »Naprava deluje tudi brez spletne povezave. Izdani računi se shranjujejo v shrambo v oblaku in se tudi med različnimi napravami sinhronizirajo takoj, ko je povezava spet vzpostavljena,« so opisali v Telekomu Slovenije in dodali, da aplikacija omogoča tudi brezgotovinsko plačevanje.